Qué es conciliar el banco
Conciliar es comprobar que el saldo del estado de cuenta y el saldo de la cuenta de bancos en tu contabilidad cuentan la misma historia. Casi nunca coinciden a simple vista: hay movimientos que el banco ya registró y tú todavía no, y al revés.
El objetivo no es que los dos saldos den igual a cualquier costo, sino explicar cada diferencia con un respaldo. Una diferencia sin explicar queda abierta hasta encontrar su origen.
1. Reúne las dos fuentes del mismo período
Descarga el estado de cuenta y el auxiliar de bancos del mismo período. Si el estado de cuenta está en PDF, puedes pasarlo a Excel con la herramienta gratuita.
Parte de la conciliación del mes anterior: las partidas que quedaron pendientes ahí son las primeras que debes buscar este mes.
2. Cruza los movimientos uno por uno
Marca en las dos fuentes los movimientos que coinciden por referencia, importe y sentido. La fecha puede variar unos días entre el registro y el abono en el banco.
Un importe igual no basta para dar por buena una coincidencia: dos cobros del mismo valor pueden ser operaciones distintas. Si hay una referencia, úsala; si no, revisa el respaldo.
3. Clasifica lo que quedó sin cruzar
En el banco y no en tu contabilidad suelen aparecer comisiones, intereses, cargos automáticos e impuestos a las transacciones financieras, como el GMF en Colombia o el ITF en Perú. Regístralos con el comprobante o el detalle del banco.
En tu contabilidad y no en el banco suelen quedar depósitos en tránsito y cheques emitidos que todavía no se cobraron. Esos no se ajustan: quedan como partidas pendientes hasta que aparecen en el estado de cuenta.
Si encuentras un error de registro, de un lado o del otro, corrígelo en su origen y anota qué cambió.
4. Prepara la conciliación
Parte del saldo del estado de cuenta, suma los depósitos en tránsito, resta los cheques pendientes de cobro y llegas al saldo que debería mostrar tu contabilidad. Si después de registrar los cargos y abonos del banco todavía hay diferencia, búscala: no la cierres con un ajuste sin respaldo.
Guarda el estado de cuenta, el auxiliar, la hoja de conciliación y los comprobantes. Así cualquier persona del equipo puede continuar el trabajo el mes siguiente.
Cuando hay muchos movimientos
Con cientos de movimientos al mes, cruzar a mano toma horas. La plantilla gratuita ordena el trabajo y el comparador encuentra las referencias que coinciden entre dos archivos.